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O controle de frequência de funcionários é um procedimento administrativo que permite as empresas verificarem o cumprimento da jornada de trabalho diária dos colaboradores para calcular sua remuneração mensal. Existem diversas formas para fazer esta prática que é fundamental para o bom funcionamento de qualquer instituição. Entenda como funciona o controle de frequência de funcionários e as formas de executá-lo nas instituições.

 

Como funciona o controle de frequência de funcionários

 

O funcionamento de uma empresa depende de diversos aspectos, entre eles está o controle de frequência de funcionários. Ele diz respeito a gestão das marcações do ponto de entrada e saída de seus colaboradores. Esse hábito é essencial para seu negócio, seja qual for o tamanho de sua equipe. Manter uma rotina de trabalho é a maior garantia de bons resultados e uma melhor qualidade de vida para todos. Conheça alguns métodos utilizados ao longo do tempo, para fazer o controle de frequência:

 

Controle de Frequência Manual

 

Nesse modo, o controle da regularidade dos funcionários, é feito manualmente em um Livro de Ponto. Deve ser anotado o horário de entrada, de saída, os intervalos de alimentação e repouso, que devem ser validados em duas vias: uma para a empresa e outra para o colaborador.

Controle de frequência de funcionários - Livro de Ponto

No registro deve estar todo o histórico diário dos funcionários, como horas extras, atrasos e faltas. Com base nesses dados, será possível decidir se os atrasos e as faltas serão abonados ou não. Dessa maneira o gestor, mesmo que não precise ter o ponto dos seus funcionários registrado, poderá acompanhar as atividades de cada colaborador, comparando suas horas trabalhadas com a sua produtividade.

 

Controle de Frequência Mecânico

 

Também conhecido como Ponto Cartográfico, esse tipo de mecanismo de controle precisa ser manipulado pelo departamento pessoal na hora de somar as horas trabalhadas. Utiliza o relógio, para marcar os horários de entrada, saída e retorno do intervalo e de fim do expediente. Para assinar o ponto, o funcionário, utiliza um Cartão de Ponto, que é inserido no relógio mecânico que marca os horários de sua jornada de trabalho, também necessitando do departamento responsável para supervisionar o funcionamento do dispositivo marcador.

 

Controle de frequência de funcionários - Relógio de Ponto Cartográfico

 

Esse sistema reduz as possibilidades de fraudes e necessita de atenção na hora de marcar o ponto. No relógio cartográfico, os cartões ficam ao lado do dispositivo, devendo haver fiscalização para que nenhum funcionário bata o ponto de outro. Esse mecanismo é a melhor opção para empresas em crescimento ou que não possuem condições de investir em sistemas mais sofisticado.

 

Controle de Frequência Eletrônico

 

No que diz respeito a alta tecnologia, existem diversos recursos que aumentam a segurança e a eficiência na marcação de frequência. As instituições com grande número de funcionários costumam utilizar essa forma de controle, visando o aumento em sua segurança e a otimização dos processos de gerência.

Esse sistema elimina tentativas de fraudes e . No relógio de ponto eletrônico, as marcações podem ser feitas através do uso de crachá (contendo chip ou código de barras), através de teclado e por biometria. Esse sistema possibilita a exportação dos registros para um software de gerenciamento. Essa tecnologia é a melhor opção para empresas que desejam otimizar seus procedimentos.

 

Marcação de ponto por Crachá contendo Chip ou código de Barras

 

controle de frequência de funcionários - chip ou código de barras

 

Esse sistema faz o uso de crachá contendo chip ou código de barras para a identificação no Relógio Eletrônico de Ponto. Através desse sistema se torna possível, enviar relatórios para o departamento pessoal, analisar com maior eficiência as horas trabalhadas e a produtividade dos funcionários.

O equipamento utilizado imprime a cada batida de ponto, um comprovante de papel com as informações do funcionário, conforme determina a Portaria 1510, otimiza o trabalho do gestor de recursos humanos e pode ser conectado à rede para enviar os dados das marcações de frequência.

A grande vantagem desse sistema, é que este pode ser instalado para utilização em catracas na entrada da organização, garantindo o monitoramento por parte da portaria. Em muitas instituições, esse mesmo crachá também é utilizado para monitorar a frequência do colaborador no refeitório e transportes fornecidos pela empresa.

 

Marcação de ponto por Biometria

 

controle de frequência por biometria

 

Este é o mais sofisticado dos sistemas de controle de frequência, impossibilitando qualquer tipo de fraude. Também possibilita utilizar cartões magnéticos, assim facilitando a marcação seja para o funcionário ou para o gestor. Essa é a maneira mais segura para controle de horas trabalhadas.

Com o avanço tecnológico e o passar do tempo, esse método se tornou mais acessível às instituições de menor porte, possibilitando que até mesmo que funcionários que trabalham à distância possam registrar seu ponto, seja online ou por meio de aplicativos.

As empresas que optarem pelo uso do sistema de ponto eletrônico, terão que seguir, as regras impostas pela Portaria 1510, também conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico” decretada pelo Ministério do Trabalho e Emprego em 2009. Ela foi criada para garantir meios eficientes para controlar a jornada de trabalho no Brasil, instituindo regras mais rígidas para o controle das horas trabalhadas.

O controle de ponto se torna obrigatório de acordo com a quantidade de funcionários que existem na empresa. De acordo com a CLT, o controle de ponto é obrigatório para instituições que tenham mais de 10 colaboradores, seja por registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico. (§ 2º, do Art. 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho). Para mais informações consulte 1510 e 373.

 

Uso de Software para Gestão de Frequência

 

Software de Gestão de Ponto

 

Existem softwares, em que os gestores podem trabalhar fazendo a gestão da frequência dos funcionários. O empregador tem acesso a uma plataforma, em que ele pode acessar os dados dos registros de ponto dos seus funcionários. O sistema também engloba, um extenso cadastro de funcionários, tabelas de horários, configurações para as horas extras, banco de horas, escalas e abonos.

Esses programas são utilizados principalmente para fazer a importação dos registros do ponto que são realizados nos REP’s (Registradores Eletrônicos de Ponto), o processamento e a totalização das horas trabalhadas dos funcionários.

 

Conclusão

 

Uma empresa com controle de frequência bem administrado, se resguarda contra futuros inquéritos, reclamações trabalhistas e multas. Com essas informações em mãos, você pode usá-las para controlar as horas trabalhadas e entender o rendimento de sua equipe. Qual tipo de controle de frequência de funcionários é utilizado pela sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe sua experiência conosco.

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