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O sistema de ponto eletrônico é a evolução do controle de frequência tradicional. Ele possibilita que os fiscais do trabalho baixem  todas as informações armazenadas nos relógios de ponto, com todos os dados das marcações de frequência que são registradas pelos trabalhadores nos dispositivos que fazem a contabilização das horas trabalhadas diariamente.

Os relógios utilizados neste sistema devem possuir um firmware com requisitos específicos, permitir a impressão de quatro comprovantes diários e o mais importante que é possibilitar o registro da jornada de trabalho. Entenda um pouco mais sobre o funcionamento do Relógio de Ponto Eletrônico, principal componente do sistema de ponto eletrônico, os requisitos necessários para sua utilização e como ele é essencial para o controle de frequência dentro de uma organização.

 

A Utilização do Relógio de Ponto Eletrônico

 

Relógio de Ponto Eletrônico (REP)

O o equipamento de ponto eletrônico possui um excelente custo-benefício, pois  é de fácil instalação, ocupa pouco espaço dentro da empresa, dispensa manutenção frequente e isenta da utilização recorrente de computadores. Com essa tecnologia, o gestor de recursos humanos reduz os gastos em sua organização com dispositivos, infraestrutura e pode otimizar seu espaço para ser utilizado em outros projetos institucionais.

A legislação brasileira estabelece que as empresas que integrem o sistema de ponto eletrônico em seus estabelecimentos, utilizem apenas equipamentos que sejam homologados pelo Ministério do Trabalho e Emprego e que estes sejam equipados com entrada USB. Desta maneira o governo evita fraudes no controle de ponto, como por exemplo, o tempo extra de trabalho não remunerado.

Os relógios de ponto eletrônico contam com tecnologia de ponta. A marcação que antes era feita manualmente, agora pode ser realizada através da digitação, por uso de crachá e até mesmo com leitura biométrica. O dispositivo conta com diversas inovações, entre elas está sua grande capacidade de armazenamento e a utilização de softwares que podem integrar diferentes áreas de uma empresa, gerando relatórios e auxiliando nos processos gerenciais.

 

Os benefícios oferecidos pelo Controle de ponto eletrônico

 

A instauração do relógio de ponto eletrônico faz com que a relação entre a organização e seus colaboradores se torne mais transparente. Ele livra ambas as partes de qualquer tipo de falsificação, tornando o elo entre empresa e funcionário mais profissional.

Para o colaborador, há garantia de registro de suas horas extras, respeito à jornada de trabalho, férias, tempo de repouso, dentre outros. O gestor, por sua vez, se respalda dentro dos parâmetros da lei, além de poder controlar e acompanhar a assiduidade dos empregados no local de trabalho. Todas essas vantagens são causadas pelo caráter transparente que a tecnologia proporciona para a empresa que a utiliza.

 

Como é feita a Marcação de Ponto Eletrônico

 

O processo para marcação de frequência do funcionário, segue o modelo tradicional. Com as inovações tecnológicas, o procedimento se tornou mais rápido e prático. A forma de registrar o ponto depende do equipamento utilizado. O colaborador registra o ponto usando cartão de identificação, biometria ou por teclado sensível ao toque. Entenda um pouco mais sobre o processo com este passo a passo:

  1. A cada batida, o relógio armazena o registro do funcionário em sua memória e imprime uma comprovação para o trabalhador com assinatura digital que impede qualquer tipo de falsificação;
  2. O equipamento permite fazer a exportação dessas marcações feitas para tratamento em um sistema de controle de ponto através de rede de dados, 3G ou até mesmo através de uma porta USB auxiliar.
  3. O Ministério do Trabalho e Emprego faz recorrentemente a fiscalização sistema de ponto eletrônico, coletando todas as batidas registradas na memória do equipamento conectando um pendrive à porta USB do Relógio de Ponto eletrônico.

 

Instalando um equipamento de ponto eletrônico, fica muito mais fácil para obter informações sobre as horas trabalhadas e supervisionar a produtividade de seus funcionários. Unir esta inovação ao uso de um software, facilita a utilização desses dados para elaborar relatórios e controlar benefícios. Esses recursos são muito eficientes para os gestores que desejam ter total controle sobre a empresa e seus colaboradores.

 

Lei do Ponto Eletrônico e o Comprovante de Registro do Trabalhador

 

Lei do Ponto Eletrônico - Portaria 1510

 

Em agosto de 2009, o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria 1510, que também é chamada de “lei do ponto eletrônico” e ela tem como objetivo, disciplinar o registro eletrônico de ponto. Ela incluiu novos equipamentos, sistemas e comprovantes impressos. Ela lida exclusivamente com o controle da jornada de trabalho. Confira alguns pontos importantes referentes aos equipamentos, softwares e comprovantes utilizados:

Equipamento

  • Estabelece requisitos para o equipamento de registro de ponto (o REP – Registrador Eletrônico de Ponto). Como traz requisitos novos (e padronizados), os fabricantes precisaram adaptar seus equipamentos, e os usuários precisarão trocar seus equipamentos;
  • Deve ser usado exclusivamente para ponto eletrônico (ou seja, não pode ter função de controle de acesso, como catraca eletrônica, nem fazer parte de uma catraca), além disso o registro do ponto terá que ser feito no REP, não poderá ser feito em um computador.
  • Estabelece os formatos de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto que o empregador deverá manter e apresentar à fiscalização do trabalho;

Software

  • Estabelece os requisitos para os programas que farão o tratamento dos dados oriundos do REP;

Comprovante

  • Obriga a emissão de comprovante da marcação a cada registro efetuado no REP (a cada batida), para que o empregado leve consigo e guarde em casa;

 

Além de todos esses requisitos, uma das principais inovações que esta portaria estabeleceu foi a impressão do “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”. Este, é um pequeno ticket impresso a cada marcação de ponto, onde o colaborador pode acompanhar o controle de sua jornada de trabalho. Nele estão contidas várias informações e o funcionário poderá guardar seus comprovantes.

Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador

Por conta disso, a portaria 1510 determina que esta comprovação preserve a impressão por no mínimo 5 anos em condições normais. Para que isto ocorra perfeitamente, exige-se que o Relógio de Ponto Eletrônico tenha um mecanismo impressor em  bobina de papel.

Esta lei trouxe diversas regras novas, fazendo com que a maioria das organizações mudassem seus dispositivos. A alteração nas diretrizes foi muito importante, pois ela garantiu que todos os fabricantes de Relógio de Ponto Eletrônico trabalhassem sobre os mesmos requisitos e impediu que os consumidores fossem prejudicados por adquirir sistemas de ponto eletrônico incompletos, ou considerados ilegais pela fiscalização do trabalho.

 

Aplicação do Sistema de Ponto eletrônico

 

O primeiro passo antes de aderir ao ponto eletrônico, a empresa precisa ter um REP – Registrador Eletrônico de Ponto (Relógio de Ponto) e um software que atenda os pré-requisitos da Portaria 1510/09 do Ministério do Trabalho e Emprego. Desta maneira, o dispositivo utilizado para uso do sistema, deve possuir:

– mostrador do relógio de tempo real, que conterá hora, minutos e segundos;

– um mecanismo impressor integrado e de uso exclusivo do equipamento, que faça a emissão do comprovante de cada marcação efetuada. Ou seja, a cada entrada e saída de funcionários, um ticket deve ser emitido pelo equipamento;

– um sistema de armazenamento permanente, no qual os dados salvos não possam ser apagados ou alterados, de forma direta ou indireta pela empresa;

– uma porta de saída, padrão USB externa (denominada pela lei como Porta Fiscal), que facilite a captura dos dados armazenados na memória do equipamento por fiscais e auditores do MTE;

– um sistema que permita a geração de relatórios digitais, no formato definido pela legislação.

 

É importante ressaltar que esses pré-requisitos são condições obrigatórias de um sistema de ponto eletrônico. Assim, todos eles devem ser cumpridos pelo fabricante do dispositivo que deseja inserir seu produto no mercado e para as organizações que tenham intenção de comprar, desta maneira, ambos ficam em conformidade com a legislação trabalhista em vigor.

A empresa que adquire um equipamento pode ter como aliado um Software de Gestão de ponto. Com ele, o gestor pode gerenciar diferentes ciclos de trabalho dentro da empresa, integrar o sistema a sua folha de pagamento, direcionando suas ações de forma mais rápida e eficiente. Os registros ficam armazenados em servidores seguros com backups rotineiros evitando perdas de dados e prejuízos para a instituição.

Em alguns casos, o usuário tem a liberdade de acessar a plataforma de qualquer computador, tablet, e smartphone com acesso à internet. Ideal para administradores que trabalham em Home Office ou estão viajando e precisam supervisionar sua equipe mesmo distante da sede da empresa. Esses, são os Softwares de Ponto Web, algumas empresas no mercado fornecem este produto.

 

Software para Gestão de Ponto Eletrônico

 

Existem softwares, em que os gestores podem trabalhar fazendo o controle da frequência dos funcionários. O empregador tem acesso a uma plataforma, em que ele pode acessar os dados dos registros de ponto de seus funcionários. Esses programas são utilizados principalmente para fazer a importação dos registros do ponto que são realizados nos REP’s (Registradores Eletrônicos de Ponto), o processamento e a totalização das horas trabalhadas dos funcionários.

Por conta de toda otimização que ele trouxe aos registros dos funcionários, o sistema de ponto eletrônico tornou-se um grande aliado para os Gestores de Recursos Humanos. Além de reunir todas as informações sobre as horas trabalhadas em um único lugar, a nova plataforma simplifica o cálculo de horas extras e também, evita a possibilidade de erros de registro.

Com a implantação de um sistema de ponto eletrônico, o gestor de recursos humanos é capaz de analisar a assiduidade dos funcionários da empresa através de relatórios gerenciais que o programa é capaz de emitir. O administrador tem o domínio e pode verificar as ocorrências na empresa por dia, por departamento, por horas extras ou até atrasos. Com as informações fornecidas pelo software, é possível administrar sua organização com mais precisão e efetuar ajustes sempre que necessário.

O programa para gestão de ponto pode cadastrar uma grande quantidade de funcionários, conforme a necessidade da empresa, e jamais expira com o tempo, sempre tendo que estar de acordo com as diretrizes da Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego.

O software se integra totalmente ao relógio eletrônico de ponto. Seu sistema permite diversos tipos de personalização, exibindo uma infinidade de recursos para controlar grupos ou até mesmo cada colaborador individualmente. A utilização de uma plataforma faz com que a empresa tenha uma boa base de dados de seus funcionários e isso faz toda a diferença, pois leva o gestor tomar decisões importantes em menos tempo e de forma mais eficiente.

 

Os registros de ponto de acordo com a lei

 

De acordo com a lei, todas as empresas que possuem mais de 10 funcionários são obrigadas a fazer o controle dos registros de ponto de seus funcionários. De certa forma, a instituição paga aos colaboradores por uma quantidade de tempo de sua vida. Dessa maneira, é natural que o controle sobre essa “troca” seja o mais preciso possível.

O registro feito da maneira correta evita problemas comuns na empresa, como discussões sobre horas extras, registro de banco de horas e problemas judiciais trabalhistas que são prejudiciais para a organização. Esse controle pode ser feito de forma mecânica ou eletrônica. A empresa que escolhe usar a marcação eletrônica de ponto, otimiza seus processos e ganha tempo. Ela deve seguir todas as especificações determinadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

 

Conclusão

 

A inovação é algo que está presente da rotina da sociedade, consequentemente, das empresas. Nesse contexto, o administrador deve se manter atento e fazer um bom gerenciamento de pessoas em sua empresa. Para a implantação de qualquer projeto, é essencial a importância dos colaboradores e que eles tenham na mesma visão de comprometimento e capacitação.

Por isso, a tecnologia no controle de ponto é um dos principais fatores para que qualquer empreendimento tenha sucesso. Com o uso do ponto eletrônico unido ao um Software de gestão de ponto, o gestor tem a capacidade de centralizar as informações e agilizar tarefas que são fundamentais para o bom funcionamento de uma organização. Automatizar as rotinas operacionais otimiza o tempo do administrador e melhora o ritmo de trabalho de seus colaboradores.

Com um sistema de ponto eletrônico o setor de recursos humanos pode melhorar consideravelmente a produtividade de sua equipe e a empresa alcança resultados em menos tempo. Você utiliza o sistema de ponto eletrônico em sua empresa? Já utilizou algum Software de gestão de ponto? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência conosco.

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